Hur papperslöst kontor löser filhanteringens dilemma?

Låt oss först prata om hur huvudvärk traditionellt kontor är: filskåpet är fullt och det tar lång tid att hitta ett kontrakt; Viktiga dokument förloras eller skadas lätt; Avdelningarna passerar dokumenten som att spela "passera paketet". Dessa problem kan lösas effektivt avPAPPASLESS KONTORSYSTEM.

1. Elektronisk arkivering ersätter pappersansamling

Den mest direkta fördelen med papperslösa kontor är att göra filerna "online". Alla dokument skannas i elektroniska versioner och lagras i systemet, vilket stödjer flera format som PDF och Word. Till exempel behöver vårt företags kontraktshanteringssystem nu bara ange kontraktsnumret för att hämta den kompletta filen inom 3 sekunder, och det finns inget behov av att gnugga genom skåp.

2. Smart sökning och snabb positionering

Den största fördelen med elektroniska filer är att de kan sökas. Systemets inbyggda fulltext sökfunktion kan söka efter nyckelord, datum, författare och andra dimensioner. Förra veckan letade finansavdelningen efter ett återbetalningsformulär för tre år sedan. Det brukade ta lång tid att bläddra igenom filerna, men nu kommer det ut efter att ha gått in i "resekostnader 2022".

3. Versionskontroll för att undvika förvirring

Det mest fruktade med pappersdokument är att de ständigt revideras, och ingen vet vem som har den senaste versionen. Det elektroniska dokumentsystemet sparar automatiskt historiska versioner och ställer in ändringar. Vårt marknadsavdelningens planeringsförslag har nu reviderats till version 15, och systemet registrerar tydligt vem som gjorde varje revision och när.

4. Mobilt kontor bryter utrymme begränsningar

Med ett papperslöst system kan mobiltelefoner också komma åt filer när som helst. Förra gången bad min chef om ett citat på flygplatsen, och jag loggade in i systemet direkt på min mobiltelefon för att skicka den till honom, vilket var snabbare än uttrycklig leverans. Jag kan hantera alla filer med en surfplatta när jag reser, och jag kan packa hälften så mycket i resväskan.

5. Säker säkerhetskopiering för att förhindra förlust

Viktiga filer säkerhetskopieras automatiskt till molnet efter skanning, så det finns ingen anledning att oroa sig även om datorn går sönder. Vi har stött på en tragedi där kontoret översvämmades och alla pappersfiler förlorades. Nu har elektroniska filer tredubbla säkerhetskopior, som är mycket säkrare.

6. Grönt kontor minskar kostnaderna

Låt oss göra några beräkningar: A4 -papper kostar 20 yuan per paket, och företaget använder 100 förpackningar per månad, vilket är 24 000 yuan per år. Skrivarförbrukningsartiklar, arkivskåp och arkivrumsutrymme är alla kostnader. Efter att ha gjort detpapperslöst kontorssystem, dessa utgifter kan minskas med minst 70%, vilket också är miljövänligt.

Som professionell tillverkare och leverantör tillhandahåller vi produkter av hög kvalitet. Om du är intresserad av våra produkter eller har några frågor, är du välkommen attkontakta oss.